Nouveautés GED 2026 : ce qui change pour la gestion documentaire des entreprises

La Gestion Électronique des Documents (GED) évolue fortement avec l’arrivée de nouvelles obligations légales liées à la facturation électronique. Dès 2026, toutes les entreprises devront adapter leurs pratiques pour se conformer aux exigences de l’administration fiscale française. Voici les principales nouveautés et leurs implications.

1. Facturation électronique obligatoire pour tous

À partir de 2026, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, selon un calendrier progressif :

• Septembre 2026 : grandes entreprises et ETI devront émettre et recevoir des factures électroniques.
• Septembre 2026 : toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
• Septembre 2027 : les PME et TPE devront émettre des factures électroniques.

Cette réforme vise à simplifier les échanges commerciaux, à renforcer la sécurité des transactions et à améliorer la traçabilité des documents.

2. Les formats et plateformes à connaître

Les factures électroniques devront respecter des formats structurés :

• Factur‑X : format hybride combinant un PDF lisible par l’humain et un fichier XML structuré pour le traitement automatique par les logiciels.
• UBL 2.0 : standard international en XML permettant l’échange automatisé de documents commerciaux entre entreprises.
• CII : format XML européen conçu pour faciliter la facturation électronique interentreprises dans différents secteurs d’activité.

Ces formats permettent un traitement automatisé et garantissent l’exactitude des informations transmises.

En parallèle, les factures devront transiter par des plateformes agréées (PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaire). Ces plateformes assureront l’émission, la réception et la transmission des données à l’administration fiscale.

3. Le e‑reporting : un suivi renforcé

Au-delà de la facture électronique, le gouvernement introduit le e‑reporting : certaines données liées aux transactions devront être communiquées directement à l’administration fiscale, même lorsque les documents ne sont pas émis électroniquement (par exemple pour des ventes à des particuliers).

• Le e‑reporting permettra :
• Une meilleure transparence des flux financiers
• Un contrôle fiscal plus rapide et plus sûr
• Une réduction des erreurs et fraudes

4. Implications pour la GED

Ces changements législatifs renforcent le rôle stratégique de la GED dans l’entreprise. Les principaux impacts sont :

• Archivage à valeur probante : les documents électroniques doivent pouvoir être produits lors de contrôles ou litiges.
• Traçabilité complète : chaque étape d’un document, de l’émission au paiement, doit être horodatée et consultable.
• Interopérabilité des systèmes : la GED doit pouvoir s’interfacer avec les plateformes agréées pour recevoir et émettre les factures électroniques.
• Sécurité et conformité : stockage sécurisé, respect du RGPD, protection des données sensibles.

5. Bonnes pratiques pour anticiper

Même si l’obligation n’est pas immédiate pour toutes les entreprises, il est recommandé de :

• Faire un état des lieux de sa GED actuelle : capacité d’archivage, interfaçage avec d’autres systèmes, formats acceptés.
• Se familiariser avec les formats structurés (Factur‑X, UBL 2.0, CII).
• Mettre en place des processus de traçabilité : suivi des documents depuis l’émission jusqu’à l’archivage.
• Former les équipes aux nouveaux formats et aux exigences légales.
• Préparer l’interconnexion avec les plateformes agréées pour assurer la réception et l’émission des documents électroniques.

6. Conclusion

L’année 2026 marque un tournant pour la gestion documentaire des entreprises en France. La généralisation de la facturation électronique et l’introduction du e‑reporting imposent de repenser la GED pour assurer la traçabilité, la sécurité et la conformité des documents.

Ces évolutions ne sont pas seulement réglementaires : elles préfigurent une gestion plus efficace, centralisée et transparente des documents d’entreprise, avec un impact positif sur l’organisation et la productivité.