Comment choisir son logiciel de gestion électronique de document (GED) ?
Un système de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) vous permet de centraliser et dématérialiser l’information de votre entreprise.
Le logiciel de GED est un système qui vous permet de traiter, collecter, stocker, gérer et rechercher les documents dans votre entreprise.
Les avantages ?
Un gain de temps et des coûts réduits
Une conformité et une sécurité (RGPD)
Il est essentiel de sécuriser les données critiques d’une entreprise pour assurer la continuité des opérations et éviter de compromettre ses relations avec les clients.
Un logiciel GED permet de sécuriser et protéger les informations sensibles qui circulent au sein de l’entreprise et d’assurer leur confidentialité à l’aide de solides mesures de reprise d’activité.
Centralisation de vos informations
Un logiciel de GED permet de centraliser tous vos documents de façon sécurisée : ceux-ci sont regroupés sur une seule plateforme.
Toute la mémoire de l’entreprise est concentrée dans ce logiciel de gestion documentaire.
Des services clés plus productifs et plus efficaces
Les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document. Ce temps passé à chercher des documents a des répercussions sur la productivité des employés.
Un logiciel GED vous permet de capturer, stocker, traiter plus facilement des documents ainsi que d’automatiser vos workflows.
Une solution sécurisée
Vos données doivent être sécurisées pour être conformes aux normes en vigueur et respectent les intérêts de votre entreprise et de vos clients.
Votre fournisseur doit donc proposer une solution de séparation et de chiffrement des données pour protéger ces dernières. Ne vous associez jamais à un fournisseur qui néglige la sécurité et la confidentialité.
Un logiciel simple d’utilisation
Vous devez donc trouver une solution intuitive avec une interface ergonomique que vos équipes vont utiliser de façon simple et rapide.
Une solution accessible sur les différents supports (web, tablette et téléphone)
Il faut choisir un système de gestion des documents qui soit toujours accessible via des smartphones et des tablettes afin de gagner en mobilité et donc en productivité.
Une intégration rapide et facile
L’intégration est essentielle pour rendre votre entreprise plus efficace. Elle doit donc se faire simplement et sans effort.
Choisissez un prestataire avec lequel le processus d’intégration est simple.
Des fonctionnalités adaptées à vos besoins
Rapports d’audit, service de messagerie, reconnaissance du texte et des codes-barres, recherche rapide, archivages des messages électroniques, création et intégration des formulaires web, modification et gestion des processus de travail, signature numérique, stockage de documents via la fonction d’impression de vos logiciels, synchronisation d’utilisateur, intelligent Indexing/autoindex, OCR, gestion de processus de validation…
Les fonctionnalités des logiciels de gestion électronique de documents sont multiples, choisissez votre solution GED en fonction de vos besoins et de vos attentes.
