Logiciel de gestion électronique de documents (GED)
Avec notre solution GED OLLIVIER (gestion électronique de documents), simplifiez et sécurisez la gestion documentaire de votre entreprise tout en optimisant vos processus métiers. Centralisez vos fichiers, automatisez vos workflows et accédez à vos données clés en quelques secondes, où que vous soyez. Réduisez les tâches manuelles, gagnez en productivité et facilitez la collaboration entre vos équipes. Conçue pour toutes les entreprises, notre solution GED professionnelle permet de digitaliser, classer, partager et protéger vos documents en toute conformité. En choisissant OLLIVIER, vous optez pour un outil performant qui booste l’efficacité opérationnelle, sécurise vos informations et soutient la croissance durable de votre activité.
Gestion électronique de documents (GED) OLLIVIER – Simplifiez, sécurisez et optimisez vos processus documentaires
La GED OLLIVIER digitalise, sécurise et centralise tous vos documents – factures, contrats, notes de frais, bons de livraison ou bulletins de paie – pour des processus plus rapides, fiables et conformes. Grâce à l’OCR, les données sont extraites et indexées automatiquement, prêtes à être utilisées. L’archivage électronique, conforme aux normes légales et HDS, protège l’intégrité et la confidentialité de vos informations, tandis que le classement intelligent, la recherche multicritères et l’intégration à votre ERP réduisent les tâches manuelles et accélèrent vos flux. Avec une facturation électronique 100 % conforme à la réforme 2026, une signature électronique légale et un coffre-fort numérique sécurisé, vous gagnez en productivité, en sécurité et en traçabilité… tout en réduisant vos coûts et en disant adieu au papier.
Gestion électronique de documents : Découvrez toutes les fonctionnalités pour digitaliser, sécuriser et optimiser vos documents
Optimisez la gestion de vos documents avec un logiciel de gestion électronique de documents moderne et performant. Centralisez vos fichiers, sécurisez vos informations sensibles et fluidifiez vos processus internes pour gagner en productivité et en efficacité. Grâce à des fonctionnalités innovantes, chaque document devient facilement accessible, traçable et exploitable, permettant à votre entreprise de se concentrer sur l’essentiel : la croissance et la performance. Découvrez comment un système GED peut transformer vos flux documentaires et simplifier le quotidien de vos équipes.
Vous souhaitez découvrir tout le potentiel de notre solution GED OLLIVIER ?
Dématérialisation documentaire – capture, traitement et intégration automatisée
La dématérialisation documentaire permet de transformer vos documents papier ou numériques en documents électroniques indexés et exploitables, afin de faciliter leur traitement et leur intégration dans vos outils métiers. Notre solution prend en charge toutes les étapes : numérisation, reconnaissance OCR, extraction de données, indexation, classement et export vers ERP ou logiciel comptable.
Dématérialisation des factures fournisseurs et clients
– Réception multicanal : collecte automatisée des factures électroniques ou papier via email, portail sécurisé, dépôt FTP ou API GED.
– Numérisation haute résolution avec OCR (reconnaissance optique de caractères) et ICR (reconnaissance intelligente) pour extraire les champs essentiels (numéro de facture, date, montant HT/TTC, taux de TVA, fournisseur).
– Intégration automatisée des données dans les logiciels de comptabilité ou ERP via formats standards (XML, EDI, PDF/A).
– Indexation avancée pour recherche par fournisseur, référence, période ou montant.
Dématérialisation et gestion électronique des contrats
– Numérisation et conversion des contrats papier en format PDF/A pour archivage légal.
– Extraction et stockage des métadonnées : type de contrat, parties signataires, date de signature, échéances.
– Horodatage électronique qualifié et scellement numérique pour garantir l’intégrité et la valeur probante.
– Classement automatique dans la base documentaire GED selon vos règles métiers.
Dématérialisation des notes de frais
– Capture mobile via application avec photo des justificatifs et traitement OCR temps réel.
– Reconnaissance automatique des champs (date, montant TTC, TVA, type de dépense, devise).
– Workflow de validation configurable avant intégration comptable ou dans le logiciel de paie.
– Archivage électronique sécurisé avec lien vers la transaction.
Dématérialisation des bons de livraison et bordereaux
– Numérisation par lot avec séparation automatique via codes-barres ou QR codes.
– Association automatique au bon de commande ou à la facture grâce à la lecture des numéros de référence.
– Indexation dans la GED avec critères de recherche (client, transporteur, date de livraison, référence).
– Consultation immédiate depuis un ERP, une application métier ou un portail web.
Archivage électronique sécurisé – conformité, traçabilité et protection des données
L’archivage électronique sécurisé consiste à conserver vos documents numériques de manière pérenne, intègre et conforme aux réglementations en vigueur. Notre solution assure un stockage protégé, une traçabilité complète et un accès maîtrisé, répondant aux exigences légales, fiscales et sectorielles.
Archivage légal des factures et contrats
– Stockage électronique sécurisé des factures clients et fournisseurs, contrats commerciaux, contrats de travail et documents juridiques.
– Horodatage électronique qualifié et scellement numérique pour garantir l’intégrité et la valeur probante des documents.
– Traçabilité complète des accès, modifications et consultations via un journal d’audit certifié.
– Indexation avancée pour retrouver un document par numéro de facture, référence contrat, date ou mots-clés.
Archivage HDS – Hébergement de Données de Santé
– Infrastructure certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé) conforme au Code de la Santé Publique et aux normes ISO 27001.
– Stockage chiffré et cloisonné des données médicales, dossiers patients, imageries et résultats d’analyses.
– Accès restreint et authentification forte pour les professionnels habilités.
– Conservation à long terme garantissant intégrité, disponibilité et confidentialité.
Coffre-fort numérique certifié
– Protection renforcée des documents sensibles grâce au chiffrement AES 256 bits et à la double authentification.
– Normes eIDAS et NF Z42-020 pour garantir la valeur légale et la pérennité des archives.
– Gestion fine des droits d’accès : contrôle par utilisateur, groupe ou rôle métier.
– Récupération et export sécurisés en cas de changement de système ou d’audit légal.
Gestion documentaire avancée – numérisation, classement et automatisation des flux
La gestion documentaire avancée centralise, organise et rend accessibles tous vos documents professionnels grâce à des outils performants de numérisation, d’indexation et de recherche multicritères. Notre solution optimise chaque étape du cycle de vie documentaire, depuis la capture jusqu’au partage sécurisé.
Numérisation haute qualité avec OCR
– Scanners haute performance pour numériser des documents papier en masse.
– Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) pour transformer un document scanné en texte interrogeable.
– Indexation plein texte permettant de retrouver un mot ou une phrase précise dans l’intégralité des documents archivés.
– Formats de sortie conformes (PDF/A, TIFF, JPEG) pour archivage légal et compatibilité maximale.
Classement intelligent et recherche multicritères
– Classement automatique par type de document, date, projet ou client grâce à la reconnaissance des métadonnées.
– Recherche avancée par mots-clés, dates, catégories ou combinaison de filtres.
– Tagging et indexation dynamique pour simplifier l’organisation des archives et accélérer la récupération des informations.
Export comptable direct vers ERP
– Intégration transparente avec les ERP et logiciels comptables (Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics).
– Export structuré des données au format XML, CSV ou EDI.
– Synchronisation automatique entre la GED et les systèmes financiers pour éviter les doubles saisies.
Procure-to-Pay
– Gestion complète du cycle d’achat : demande d’achat, validation, commande, livraison, facturation et paiement.
– Suivi en temps réel des étapes et notifications automatiques aux intervenants.
– Archivage des documents liés à chaque transaction pour une traçabilité totale.
Partage sécurisé interne et externe
– Accès contrôlé par rôles, groupes ou utilisateurs spécifiques.
– Portail documentaire sécurisé pour partager des fichiers avec clients, partenaires ou sous-traitants.
– Chiffrement des échanges et authentification forte pour protéger les données sensibles.
Formulaires et publipostage
– Création de formulaires électroniques pour collecter et structurer les informations.
– Publipostage automatisé pour générer contrats, courriers ou courriels personnalisés à partir de modèles.
– Archivage automatique des documents générés dans la base GED.
Facturation électronique – Conforme, rapide et connectée à toutes les plateformes
La facturation électronique deviendra obligatoire en France dès 2026 pour toutes les entreprises. Préparez-vous dès maintenant avec notre solution 100 % conforme aux règles fiscales et compatible avec toutes les plateformes publiques et privées.
Une facturation électronique simple et conforme
– Conforme à la réforme 2026 et aux normes françaises et européennes (Factur-X, XML UBL, CII).
– Création automatique de vos factures électroniques aux formats légaux.
– Signature électronique et horodatage pour garantir l’authenticité.
– Archivage sécurisé au format PDF/A avec conservation des données.
Connectée à toutes les plateformes
– Liaison directe avec Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes Partenaires (PDP).
– Envoi et réception automatiques de vos factures clients et fournisseurs, sans double saisie.
– Intégration fluide avec vos logiciels de comptabilité ou ERP.
Un suivi clair et en temps réel
– Tableau de bord pour voir le statut de chaque facture (envoyée, reçue, en attente, payée).
– Alertes automatiques en cas d’erreur ou de rejet.
– Historique complet pour rester conforme et prêt à tout contrôle.
Signature électronique – Rapide, légale et 100 % sécurisée
Avec la signature électronique, finalisez vos contrats, devis ou documents administratifs à distance, en toute sécurité et en respectant les normes légales européennes (règlement eIDAS).
Plus besoin d’imprimer, de scanner ou d’envoyer par courrier : vos documents sont signés en quelques secondes, où que vous soyez.
Une signature reconnue légalement
– Conforme au règlement européen eIDAS et aux normes françaises.
– Certificat électronique qualifié garantissant l’identité du signataire.
– Horodatage et scellement numérique pour assurer l’intégrité du document.
Une expérience simple et rapide
– Signature en un clic depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
– Possibilité de signer plusieurs documents en un seul envoi.
– Interface intuitive pour les signataires internes et externes.
Intégration dans vos processus
– Compatible avec vos applications métier, ERP et CRM.
– Déclenchement automatique de la signature dans vos workflows (contrats, bons de commande, accords RH…).
– Archivage immédiat et sécurisé dans votre GED.
Bulletin de salaire électronique – Sécurisé, conforme et accessible en ligne
Le bulletin de salaire électronique modernise et simplifie la distribution des fiches de paie tout en respectant les obligations légales françaises.
Vos collaborateurs accèdent à leurs documents 24h/24 et 7j/7 via un espace personnel sécurisé, depuis leur ordinateur ou leur smartphone.
Distribution simple et rapide
– Envoi automatique des fiches de paie au format électronique sécurisé (PDF signé et horodaté).
– Accès immédiat via un portail salarié ou une application mobile.
– Suppression des impressions et des envois postaux.
Sécurité et conformité légale
– Stockage dans un coffre-fort numérique certifié conforme à la norme NF Z42-020.
– Conservation légale de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, selon la réglementation.
– Accès protégé par authentification forte et chiffrement des données.
Avantages pour l’entreprise et les salariés
– Réduction des coûts d’impression et de distribution.
– Respect de la confidentialité et traçabilité des accès.
– Accès permanent même après le départ de l’entreprise.
Les avantages de la gestion électronique de documents OLLIVIER pour votre entreprise
La solution GED OLLIVIER révolutionne la gestion électronique de documents dans votre entreprise.
Centralisez, numérisez, classez et retrouvez tous vos fichiers en quelques secondes. Réduisez vos coûts, libérez vos espaces de stockage, sécurisez vos données stratégiques et restez conforme à toutes les exigences légales. Une plateforme intuitive, rapide à déployer et conçue pour booster votre performance au quotidien.
Gagnez en productivité
– Automatisation des processus : saisie automatique des données via OCR, workflows de validation, notifications et archivage direct.
– Collaboration instantanée : partage sécurisé entre services, sites distants et partenaires.
– Réduction des délais de traitement : jusqu’à 50 % de temps gagné sur la gestion des factures, contrats et dossiers.
Réduisez vos coûts
– La dématérialisation documentaire permet de diminuer drastiquement vos dépenses liées au papier, à l’impression et au stockage physique.
– 80 % d’économie sur les impressions et envois postaux.
– Réduction des coûts d’archivage : 1 m² de stockage papier = environ 150 € par an.
– Suppression des doublons, des pertes et des erreurs coûteuses.
Gagnez en espace de stockage
– Le stockage numérique remplace les archives physiques, libérant de précieux mètres carrés dans vos locaux.
– 1 Go de stockage équivaut à environ 10 000 pages papier.
– Fin des salles d’archives encombrées et coûteuses.
– Centralisation des documents dans une base unique, accessible partout et à tout moment.
Sécurisez vos ressources documentaires
– La protection des données est un enjeu majeur : notre solution assure un niveau de sécurité maximal pour tous vos documents.
– Chiffrement AES 256 bits et authentification forte pour contrôler les accès.
– Journal d’audit complet pour tracer chaque action sur un document.
– Sauvegardes automatiques et stockage redondant pour éviter toute perte.
Restez conforme à la loi
– La gestion documentaire numérique respecte les normes légales et réglementaires en vigueur.
– Archivage probatoire conforme NF Z42-013 et NF Z42-020.
– Respect des obligations fiscales (facturation électronique 2026), réglementaires (eIDAS, RGPD) et sectorielles (HDS pour les données de santé).
– Conservation légale adaptée à chaque type de document (ex. : 10 ans pour les factures).
Solution GED OLLIVIER : accompagnement complet de la présentation à la formation
Nos experts GED vous accompagnent sur la totalité de votre projet de dématérialisation. De la présentation personnalisée de notre solution GED OLLIVIER, à son déploiement dans votre entreprise, jusqu’à la formation complète de vos équipes, nous restons à vos côtés pour garantir une adoption rapide et efficace.
Et parce que votre performance ne s’arrête pas après la mise en place, notre service après-vente réactif et disponible vous assure un suivi continu, des réponses rapides à vos questions et un accompagnement technique à chaque étape de l’utilisation de votre logiciel de gestion électronique de documents.
FAQ – Tout savoir sur la gestion électronique de documents OLLIVIER
Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) est un système informatique permettant de numériser, organiser, sécuriser, rechercher et archiver les documents numériques au sein d’une entreprise. Elle remplace la gestion papier traditionnelle par des processus numériques efficaces et conformes aux normes légales.
À quoi sert la GED OLLIVIER ?
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La numérisation et l’importation de documents papier.
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L’indexation automatique pour un classement rapide.
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La recherche documentaire avancée par mots-clés, dates ou types de documents.
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La diffusion sécurisée via email, EDI ou partage interne.
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L’archivage électronique conforme aux exigences légales (RGPD, archivage probatoire).
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L’automatisation des processus métiers, comme la validation des factures ou la gestion des notes de frais.
Quels sont les avantages d’une solution GED ?
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Gain de productivité : réduction du temps consacré à la recherche et à la gestion des documents.
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Sécurité renforcée : protection des données sensibles et traçabilité des accès.
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Conformité légale : respect des obligations d’archivage et de conservation des documents.
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Accessibilité : consultation des documents depuis n’importe quel appareil (PC, tablette, smartphone).
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Réduction des coûts : diminution de l’utilisation du papier et des frais d’impression.
Comment fonctionne la GED OLLIVIER ?
Le processus GED OLLIVIER se déroule en quatre étapes principales :
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Acquisition : numérisation des documents papier ou importation de fichiers numériques.
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Indexation : ajout de métadonnées pour faciliter le classement et la recherche.
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Stockage : conservation sécurisée des documents dans un environnement numérique.
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Diffusion : partage des documents avec les parties prenantes autorisées.
Quels types de documents peuvent être gérés avec la GED OLLIVIER ?
La GED OLLIVIER prend en charge une variété de documents, tels que :
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Documents bureautiques : Word, Excel, PDF, PowerPoint.
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Factures et bons de commande.
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Contrats et documents juridiques.
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Courriers et emails.
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Documents administratifs : bulletins de paie, déclarations fiscales.
La GED OLLIVIER est-elle conforme aux normes légales ?
Oui, la GED OLLIVIER respecte les normes en vigueur, notamment :
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RGPD : protection des données personnelles.
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Archivage probatoire : garantie de l’intégrité et de la valeur juridique des documents archivés.
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Conservation à long terme : respect des durées légales de conservation des documents.
Est-ce que la GED OLLIVIER est compatible avec d’autres logiciels ?
Oui, la GED OLLIVIER s’intègre facilement avec des logiciels tiers tels que :
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ERP et CRM : pour une gestion fluide des documents liés aux processus métiers.
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Logiciels de comptabilité : pour l’automatisation de la gestion des factures.
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Applications de messagerie : pour un partage rapide des documents.
Quels sont les coûts associés à la mise en place d’une GED ?
Les coûts varient en fonction de la taille de l’entreprise et des fonctionnalités souhaitées. Toutefois, une solution GED permet généralement de réaliser des économies sur :
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L’impression et le stockage papier.
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Les frais d’envoi postal.
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Le temps consacré à la gestion manuelle des documents.
Comment former les collaborateurs à l’utilisation de la GED ?
OLLIVIER propose des formations adaptées pour :
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Former les utilisateurs à l’utilisation de la solution GED.
-
Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de gestion documentaire.
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Assurer un accompagnement post-implémentation pour une adoption réussie.
OLLIVIER : Votre Partenaire de Proximité
Matériel informatique
Infogérance
Cybersécurité
